Les modèles de documents sont des outils essentiels que vous utiliserez quotidiennement lors de vos consultations. Grâce à notre éditeur de documents intégré à la plateforme, vous pouvez créer, modifier et dupliquer vos modèles sans aucune limite, ce qui vous permet d’optimiser votre pratique et de gagner du temps au quotidien.
Notre éditeur est un outil très complet. Si vous souhaitez créer vos propres modèles de documents, nous serions ravis de programmer une session de formation dédiée pour vous accompagner.
Cet article vous propose un aperçu de l’utilisation de notre éditeur de documents.
Consultez également nos articles à ces sujets
Créer un nouveau modèle de document : ici
Ajouter un nouveau papier à en-tête : ici
Les variables de modèles : ici
Filtrer - Dupliquer - Archiver et Supprimer vos modèles de documents : ici
Ajuster l’aspect visuel de votre modèle : ici
Les deux vues de l'éditeur
Voici quelques astuces pour vous aider à mieux comprendre comment fonctionne notre éditeur de document.
Après avoir généré votre document et choisi une en-tête, vous atterrissez sur la page "Modifier le contenu du modèle X"
Vous pouvez basculer entre deux vues lorsque vous modifiez un modèle :
“Voir l’éditeur” pour concevoir et obtenir un aperçu de la structure, fonctionnement similaire à l'éditeur "word".
“Voir les champs” pour organiser les informations dans des cases spécifiques.
Mode Éditeur
Après avoir généré un modèle, vous accédez par défaut à la vue "champs". Je vous recommande de passer immédiatement au mode éditeur pour structurer votre document. Pour cela, cliquez sur “Voir l’éditeur” en haut à droite afin de commencer à construire votre document.
Ce mode vous permet de construire la structure et de modifier l’aspect visuel de votre modèle, de manière similaire à un document Word.
Ainsi, en cliquant sur “Voir l’éditeur”, vous pouvez apercevoir à quoi ressemblera votre document final sans le papier à en-tête.
Depuis ce mode, vous pouvez :
Modifier l'aspect visuel du document
Ajouter des champs structurés
Ajouter des variables
Insérer des images
Etc.
Vous pouvez déplacer, réorganiser une ligne dans votre modèle grâce au bouton situé à gauche de chaque bloc
Mode Champs
Depuis le mode éditeur, cliquez sur “Voir les champs” en haut à droite pour revenir au mode champs.
Dans ce mode, les champs de votre modèle s'affichent sous forme de sections grisées nommées (par exemple : Médicaments, Antécédents, Examen clinique, Histoire de la maladie, Médecins correspondants), ce qui facilite une saisie plus organisée.
En cliquant sur le stylo à côté d'un champs, vous pouvez
Modifier le champs
Ajouter un caractère obligatoire au remplissage
Définir sur le contenu de ce champs sera écrasé en cas de changement de modèle. Ce qui signifie qu'en cochant cette case, pour un patient x, si vous utilisez ce même modèle plusieurs fois, les informations précédemment renseignées ne seront pas reprises.
À noter : Autant dans la vue Champs que dans la vue Editeur, vous pouvez insérer des variables en les sélectionnant dans le menu du dessus {.}
Finaliser et prévisualiser le document
Une fois la structure de votre modèle finalisé, cliquez sur “Générer une prévisualisation” pour voir votre document final.
Ajuster : Si des champs nécessitent un redimensionnement, fermez l’aperçu avec la croix en haut à droite, faites vos modifications, puis générez à nouveau la prévisualisation :
Enregistrer : Lorsque le document est prêt, cliquez sur la croix en haut à droite de l’aperçu pour revenir, puis choisissez d’enregistrer.
💡 Important : Votre modèle est composé de variables, de champs structurés et de texte.
Voici un exemple de la structure d'un document (dans l'exemple ci-dessous, il s'agit d'une ordonnance bizone):
Les champs structurés
Ils permettent de créer des zones à remplir grâce aux variables ou à du texte. Ils apparaîtront sous forme de zones de texte lors de l'édition.
Pour ajouter des champs structurés à votre modèle, cliquez sur “Données structurées” en haut à gauche du document.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors :
Cliquez sur le menu déroulant, cliquez ou recherchez le champ de votre choix (pour l'exemple, ajoutons le champ “Bilan”)
2. Sélectionnez vos préférences en cochant les cases “le champ est requis” et/ou “Le contenu de ce champ sera écrasé en cas de changement de modèle”.
"Le champ est requis" signifie que vous devrez obligatoirement renseigner une information dans cette section lors de l'utilisation de ce modèle.
“Le contenu de ce champ sera écrasé en cas de changement de modèle” signifie qu'à chaque nouvelle utilisation de ce modèle le champs et les données renseignées lors de la dernière utilisation de ce modèle, pour ce patient, seront supprimées.
3. Cliquez ensuite sur “Valider”
Une fois créé, le rectangle "Bilan" apparaît sur votre modèle
Vue "Editeur" :
Vue "Champs" :
Ainsi, lors de l’édition de votre modèle lors d'une consultation, le champ Bilan apparaîtra sous forme de zone de texte, il faudra donc le remplir avant de générer le document.
Les variables
Il existe 2 types de variables :
Les variables appelables
Elles permettent de récupérer automatiquement des informations depuis les dossiers patients ou les profils des médecins, comme l'adresse e-mail, la ou les spécialités, les antécédents du patient, etc et se mettent donc automatiquement à jour lors de la création d'un nouveau document.
Ces variables sont organisées en plusieurs catégories :
Patient : regroupe les informations spécifiques au dossier d'un patient.
Médecin et Médecin traitant : inclut les données relatives à votre profil de médecin mais aussi les informations du médecin traitant du patient.
Antécédents du patient : regroupe les antécédents du patient (médicaux, familiaux etc).
Autres : rassemble des informations complémentaires, notamment les dates et notes de consultation et autres données utiles.
Les variables personnalisées
Ce sont des variables que vous pouvez créer vous-même en allant dans la rubrique « Mes variables » dans le menu déroulant « Documents » situé à gauche de votre écran. Pour consulter notre tutoriel dédié, cliquez ici.
💡 Vous pouvez utiliser les variables appelables ou personnalisées que vous souhaitez aussi bien au sein d'un champs structuré que dans l’éditeur principal.
Les variables sont situées dans le menu en haut à gauche de votre éditeur de document.
Ajouter une variable
Pour ajouter une variable à votre document, il suffit de la rechercher soit à l'aide de la barre de recherche ou bien en déroulant les différents menu.
2. Placez votre curseur à l'endroit souhaité dans le document, puis cliquez sur la variable que vous souhaitez insérer. Elle apparaîtra automatiquement à l’emplacement sélectionné. Vous aurez toujours la possibilité de modifier son emplacement en copiant/collant ou en déplaçant la variable à l'aide de votre souris.
Accorder le genre d'un mot en fonction du sexe du patient lors de l'édition d'un modèle
Une astuce vous permet d'adapter automatiquement certains mots en fonction du sexe du patient, ce qui peut être très utile lors de la création de rapports ou de formulaires. Ce guide vous montre comment configurer les accords pour gagner du temps et assurer une présentation cohérente dans vos documents. Vous pouvez aussi inclure le cas de patients ayant sélectionné l’option "Autre" pour ne pas définir un genre.
Identifier les mots à accorder
Pour cet exemple, nous utilisons un compte-rendu de consultation qui contient des expressions nécessitant des variantes féminines et masculines, comme :
né/née
âgé/âgée
patient/patiente
Dans cette section, si le patient est de sexe féminin, les mots doivent prendre un "e" supplémentaire.
Encadrer les variantes avec des crochets
Pour que les accords soient appliqués automatiquement, encadrez les variantes masculine et féminine entre crochets et séparez-les par un slash"/". Voici quelques exemples :
[né/née/né]
[il/elle]
[âgé/âgée]
L’ordre est important : il convient de toujours positionner le masculin puis le féminin.
Ajouter une variante neutre
Si vous souhaitez inclure une variante neutre pour les patients qui sélectionnent "Autre" comme genre, ajoutez une troisième variante, toujours séparée par un slash :
[né/née/né.e]
Cela vous permet de créer des documents neutres sans erreurs d’accord.
Voici un exemple de configuration dans un modèle de compte-rendu :
Lors d'une consultation, une fois le document finalisé et exporté en PDF, vous constaterez que les mots sont correctement genrés en fonction des informations de genre du ou de la patient.(e).
Voir le tutoriel en vidéo :
Afficher du texte sous condition
L'éditeur de documents d'Instamed permet d'afficher certains textes uniquement si des informations spécifiques (variables) sont renseignées dans le dossier d'un patient. Cela peut être particulièrement utile pour personnaliser les documents, tels que des rapports ou des formulaires de suivi. Voici comment configurer cette fonctionnalité.
Exemple d'utilisation : Statut tabagique du patient
Pour illustrer cette astuce, prenons un modèle de document contenant du texte sur le statut tabagique du patient.
Si le patient est fumeur : Vous voulez afficher une phrase décrivant ses habitudes de consommation, incluant les variables “année de début”, “nombre de cigarettes par jour” et “nombre de PA” (paquets-années). Cette phrase apparaîtra uniquement si toutes ces variables sont renseignées dans le dossier du patient ou que vous les avez complétées lors de l’édition du document.
Si le patient est un ancien fumeur : Vous voulez afficher une phrase indiquant la période de tabagisme, comme “a fumé de [Année de début] à [Année de fin]”, celle-ci s'affichera uniquement si ces les deux variables "Année de début" et "Année de fin" sont présentes dans le dossier ou que vous les avez ajoutées vous-même lors de l’édition.
Si le patient n’est pas fumeur : Aucune des phrases relatives au tabagisme actuel ou passé n’apparaîtra dans le document final si aucune des variables n’est renseignée.
Encadrer les textes conditionnels avec des doubles crochets
Pour faire en sorte que certains textes apparaissent uniquement lorsque les informations requises sont renseignées dans le dossier, encadrez-les avec des doubles crochets [[ ]]. Exemple :
Cette méthode vous permet de rendre vos documents plus dynamiques et pertinents, en affichant uniquement les informations qui s’appliquent réellement au patient.
Voir le tutoriel en vidéo :